Per quanto cerchiate di rendere l'organizzazione aperta, la gente tenderà sempre a darvi le notizie buone e a risparmiarvi quelle cattive, metterà in ordine l'ufficio se saprà che state per arrivare. E' difficile che si faccia scoprire a leggere il giornale coi piedi sulla scrivania se saprà che potete girare per gli uffici.
Ma sapere quali possono essere le loro percezioni è d'importanza vitale per il vertice, ma non tutte le aziende fanno degli sforzi sistematici in questa direzione. Basterebbe effettuare delle indagini periodiche sulle preferenze dei dipendenti.
Ci sono altri punti di vista importanti, che sono quelli di chi sta all'esterno o in una posizione di confine tra l'azienda e l'ambiente con cui si confronta.
Siete a conoscenza di come la vostra azienda è percepita da:
- i suoi clienti?
- i clienti dei vostri concorrenti (potenziali vostri clienti)?
- gli studenti universitari degli ultimi anni alla ricerca della prima occupazione?
- i neo-diplomati della zona?
- il responsabile della pianificazione territoriale del Comune?
- i gruppi di pressione che si occupano di argomenti come le pari opportunità, la conservazione dell'ambiente, le strutture per i portatori di handicap?
- i mezzi d'informazione locali e nazionali?
- gli analisti finanziari?
- gli investitori?
- le banche finanziatrici?
- i fornitori principali di materie prime e componenti?
- gli enti governativi nazionali ed esteri di riferimento?
- i sindacati di riferimento?
- i concorrenti principali?
E' importante avere ben presente come si sviluppano queste percezioni. bisogna anche ricordare che una volta che si sono formate è molto difficile farle cambiare.
Alcuni dei fattori che influenzano la percezione dell'azienda dall'esterno sono:
- qualità, affidabilità e convenienza dei prodotti e dei servizi. In sintesi, la reputazione di marchi costruiti in anni di lavoro e con ingenti investimenti;
- approccio, immagine e atteggiamento di coloro che rappresentano l'organizzazione: venditori, addetti all'assistenza, addetti alle consegne, ecc...;
- stato di manutenzione, estetica ed altre caratteristiche della sede aziendale;
- gli svariati indicatori che possono colpire i visitatori dell'azienda;
- notizie di stampa sull'attività dell'azienda.
Probabilmente il modo meno efficace d'influenzare le percezioni esterne consiste nei tentativi di costruire delle vere e proprie campagne di pubblicità istituzionale cercando di tenere l'azienda distinta dai suoi prodotti.
La Pianificazione Strategica
Al fine di creare un processo di partecipazione stabile, duraturo ed efficace, sono essenziali diversi fattori (cultura e ambiente aziendale favorevoli, approccio pianificato in chiave strategica, ecc...), il più importante dei quali è la STRUTTURA ORGANIZZATIVA, capace di:
- essere di supporto ai gruppi di lavoro a tutti i livelli dell'organizzazione;
- mettere in condizione tutte le aree funzionali di partecipare alle attività di soluzione dei problemi e di interagire in modo non conflittuale.
La pianificazione strategica, in un processo di soluzione partecipativa dei problemi, ha come obiettivi:
- definire la DIREZIONE da dare all'organizzazione. Ciò richiede un'analisi organizzativa e di mercato: punti di forza e di debolezza, opportunità future, posizionamento sul mercato e nicchia di mercato. Richiede anche una verifica dei traguardi e degli obiettivi dichiarati dall'organizzazione. E' necessario raccogliere le seguenti informazioni: cambiamento del mix dei prodotti, introduzione di nuovi prodotti, problemi ed esigenze in termini di qualità, costi di produzione, investimenti in nuove attrezzature e nuove tecnologie, necessità di manodopera e di competenze;
- identificare i problemi, le sfide e le priorità connessi con la direzione da prendere;
- identificare i problemi che possono essere affrontati col Sistema Partecipativo per la Soluzione dei Problemi;
- determinare il livello più appropriato al quale risolvere i problemi. Ciò permette di ottimizzare l'utilizzo delle risorse.
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